Page 154 - Handbuch HR-Management

Kapitel 3.9 / Digitale Personalakte
HANDBUCH HR-MANAGEMENT
ist es für Gespräche mit Scandienstleistern gut gerüstet, weil es bereits das ungefähre Pa- piervolumen und die gewünschte digitale Ak- tenstruktur kennt (siehe Schritt 1). Schon vor dem Scannen sollte man zudem juristischen Rat einholen, welche Papierdokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden dürfen. Zu beachten ist neben den Au ewahrungs- p ichten auch die Beweiskra von digitalen Dokumenten vor Gericht. Dort punktet das Unternehmen, wenn es eine Verfahrensdo- kumentation vorlegen kann, mit der es einen revisionssicheren Umgang mit elektronischen Dokumenten nachweist.
6. Verantwortlichkeiten und Fristen festlegen
Nach der Digitalisierung der Bestandsakten wird es im Tagesgeschä weiterhin papierge- bundene Belege geben, die zu scannen sind.
 Autor: Christian Seifert
Hierfür gilt es, die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter und entsprechende Umsetzungs- fristen klar zu bestimmen. Andernfalls läu man Gefahr, dass parallel zur digitalen Perso- nalakte Schattenakten in Papierform geführt
„werden. Wichtige Punkte sind: Wann und durch wen werden Belege digitalisiert? Wann werden Papieroriginale vernichtet? Wie o er- folgt eine Datensicherung der digitalen Doku- mente? //
Richtig eingeführt beschleunigt eine digitale Personalakte die Vorgänge in der Person“alabtei- lung nachhaltig.
Christian Seifert ver- antwortet als Produkt- manager die Produkt- linie Personalwirtscha des So wareherstellers HS - Hamburger So - ware GmbH & Co. KG.
Er beschä igt sich seit mehreren Jahren mit Lösungen zur digitalen Transformation der Personalarbeit. In diesem Kontext engagiert
@ www.handbuch-hr.de/autoren/c_seifert
er sich u. a. bei der herstellerübergreifenden Zukun sinitiative Personal (ZiP) und hält Vorträge auf Personalmessen. Seinen beruf- lichen Werdegang startete Seifert nach ei- nem Studium der Wirtscha swissenschaf- ten als Personalreferent bei einer Bank. Dort übernahm er insbesondere Aufgaben in den Bereichen Recruiting und Personal- betreuung und sammelte Anwendererfah- rungen im Umgang mit HR-So ware.
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